Czy kandydat do pracy musi wyrazić zgodę RODO?

Szkolenia Chronimy dane osobowe zgodnie z RODO rozpoczynam pytaniem: “Czy zgodnie z RODO kandydat do pracy musi wyrazić zgodę na przetwarzanie swoich danych osobowych na CV?”. A ponieważ najczęściej padają błędne odpowiedzi mamy okazję, aby wspólnie rozwiać wszelkie wątpliwości.

Nie, kandydat do pracy nie musi wyrażać zgody i jest to zgodne z RODO

Kandydat, który po zapoznaniu się z treścią ogłoszenia o pracę decydując się na wysłanie swojego CV NIE MUSI umieszczać na dole strony oświadczenia typu „wyrażam zgodę na przetwarzanie moich danych osobowych w celu wzięcia udziału w procesie rekrutacji na stanowisko…”

Dlaczego? Bo gdyby odpowiedź była twierdząca i brzmiała – Tak, MUSI umieścić zgodę, to zgoda ta byłaby wymuszona. A jak wymuszona, to nie dobrowolna, a to jest jeden z podstawowych warunków, które musi spełniać zgoda. Na podstawie takiej zgody pracodawca nie mógłby przechowywać otrzymanego CV.

Co jest więc potrzebne do gromadzenia dokumentów aplikacyjnych od kandydata do pracy? Jak nie zgoda RODO, to co?

Przede wszystkim właściwa podstawa prawna.

W przypadku procesu rekrutacji mamy ich aż trzy. I uwaga! – jedną z nich jest zgoda, ale rozumiana jako wyraźne działanie potwierdzające lub zachowanie, które jasno wskazuje, że dana osoba zaakceptowała proponowane przetwarzanie jej danych osobowych (fragment motywu 32 Rodo oraz art. 4 pkt 11). Tak więc fakt dobrowolnego wysłania dokumentów aplikacyjnych stanowi tego rodzaju zgodę. Tym samym kandydat zgadza się na wykorzystanie danych zawartych w dokumentach aplikacyjnych w celach związanych z tą rekrutacją, w której bierze aktualnie udział.

Ta sytuacja dotyczy jednak tylko i wyłącznie przetwarzania tzw. danych zwykłych. W przypadku danych wrażliwych, na przykład dotyczących zdrowia zgoda musi być wyraźna. Ale o tym szerzej podczas szkoleń “Chronimy dane osobowe zgodnie z RODO” lub w innym wpisie z zakresu RODO.

Podsumowując…

Pierwszą podstawą prawną jest artykuł 6 pkt 1 litera a), czyli ZGODA, ale jako dobrowolne, świadome, jednoznaczne okazali woli na przekazanie swoich danych.

Gdzie znajdziemy drugą podstawę prawną do przetwarzania danych kandydata do pracy?

Zakres wymaganych danych w procesie rekrutacji został szczegółowo uregulowany w kodeksie pracy (KP). Kandydat do pracy, który zna zapisy artykułu 22¹ KP może przekazać tylko wymagane przepisami informacje na swój temat. Są to: imię i nazwisko, data urodzenia i dane kontaktowe. Warto zwrócić uwagę, że informacje na temat wykształcenia czy doświadczenia zawodowego i posiadanych kwalifikacji pracodawca żąda, gdy jest to niezbędne do wykonywania pracy określonego rodzaju lub na określonym stanowisku.

Idąc tym tropem dochodzimy do kolejnej podstawy prawnej – mianowicie przepisu prawa. Regulacje w zakresie przetwarzania danych kandydatów wynikają z kodeksu pracy i gromadzenie ww. danych jest możliwe również dzięki stosownym zapisom w Ustawie.

Podsumowując…

Drugą podstawą prawną jest artykuł 6 pkt 1 litera c), czyli OBOWIĄZEK PRAWNY. I ta przesłanka najczęściej jest podawana w klauzulach informacyjnych.

A jaka jest trzecia przesłanka?

Proces rekrutacji służy temu, aby umówić się z kandydatami i spotkać podczas rozmowy kwalifikacyjnej, wybrać tego najlepszego i ostatecznie zawrzeć z nim umowę (najlepiej o pracę). W artykule 6. punkt 1. litera b) znajdziemy zapis mówiący o tym, że można gromadzić dane osobowe, gdy są one niezbędne do podjęcia działań przed zawarciem umowy. Proces rekrutacji i weryfikacji kandydatów jak najbardziej służy takim działaniom.

Czyli mamy tutaj podstawę z artykułu 6. pkt 1 lit b), gdzie wskazuję się UMOWĘ lub CZYNNOŚCI NIEZBĘDNE DO JEJ ZAWARCIA jako kolejną przesłankę do przetwarzania danych kandydata do pracy.

I tym sposobem poznaliśmy trzy podstawy prawne prawidłowego przetwarzania zwykłych danych osobowych kandydatów do pracy:

zgodę, rozumianą jako świadome działanie potwierdzające,
przepis prawa wynikający z Ustawy kodeks pracy,
czynności niezbędne do zawarcia umowy.

Kandydat do pracy umieścił swoje zdjęcie w CV. Czy zgoda RODO, w formie pisemnego oświadczenia jest konieczna?

Podstawą prawną do przetwarzania zdjęcia, jako danej zwykłej jest ponownie artykuł 6 punkt 1 litera a), czyli ZGODA, czyli dobrowolne, świadome, jednoznaczne okazali woli na przekazanie swoich danych.

Lista danych, które pracodawca może żądać na podstawie KP jest zamknięta. W sytuacji, gdyby kandydat umieścił na dokumentach aplikacyjnych swoje zdjęcie, to pracodawca przetwarza daną osobową w formie wizerunku również na podstawie zgody rozumianej jako świadome działanie potwierdzające. Kandydat bowiem sam podjął taką decyzję i umieścił więcej danych niż jest wymagane w przepisach.

A kiedy zgoda RODO w formie oświadczenia od kandydata do pracy jest właściwa?

Gdyby kandydat chciał i miał na to ochotę MOŻE (ale nie MUSI ponieważ zgoda zawsze MUSI być dobrowolna) umieścić w dokumentach aplikacyjnych formułkę typu “wyrażam zgodę na przetwarzanie moich danych osobowych w celu wzięcia udziału w przyszłych procesach rekrutacyjnych”. W tej sytuacji mamy do czynienia z nowym celem, którym jest udział w innym, kolejnym procesie rekrutacji. Kandydat może założyć, że zostanie wybrana inna osoba, a on sam umieszczając czy odznaczając, zgodę na przyszłe procesy rekrutacji daje pracodawcy pozwolenie, aby zaprosić go na spotkanie przy kolejnym naborze.

I już na koniec…

W procesie rekrutacji równie ważne jak podstawy prawne są również klauzule informacyjne, które musi otrzymać kandydat. Tutaj pojawia się miedzy innymi informacja o właściwej podstawie prawnej. Ale o tym już w kolejnym wpisie.

Pamiętaj, do zgodnego z prawem przetwarzania danych osobowych kandydata do pracy potrzebujesz jednej podstawy prawnej.

FAQ

Czy kandydat do pracy musi wyrazić zgodę na przetwarzanie swoich danych osobowych, aby wziąć udział w procesie rekrutacji na którą aplikuje?

Kandydat do pracy, który zainteresowany jest danym ogłoszeniem o pracę, wysyłając swoje CV z własnej woli wyraża zgodę na przetwarzanie danych zawartych w dokumentach aplikacyjnych. Nie ma więc konieczności umieszczania oświadczenia typu: “Wyrażam zgodę na przetwarzanie moich danych osobowych…”

Jeżeli kandydat chce, aby jego dane mogły być wykorzystane przy okazji innych rekrutacji, to co powinien zrobić?

W takiej sytuacji może, ale nie musi, ponieważ zgoda zawsze musi być dobrowolna, umieścić oświadczenie typu: “Wyrażam zgodę na przetwarzanie moich danych osobowych zawartych w dokumentach aplikacyjnych w celach przyszłych procesów rekrutacyjnych”.

Czy są inne podstawy prawne, niż zgoda, które pozwalają administratorowi danych gromadzić dane kandydatów do pracy?

Tak, jedną z podstaw prawnych jest art. 6 pkt 1 lit.c) RODO, czyli przepisy z zakresu prawa pracy (np. Kodeks pracy art. 22.1 oraz art.6 pkt 1 lit.b) RODO, czynności niezbędne do zawarcia umowy

Ile należy wskazać podstaw prawnych, aby móc przetwarzać dane osobowe zawarte w CV?

Zgodnie z zasadą zgodności z prawem, rzetelności i przejrzystości, by przetwarzać dane osobowe należy posiadać co najmniej jedna podstawę prawną.

Co robić, gdy kandydat do pracy umieści na CV więcej danych niż dopuszcza Kodeks pracy (np. zdjęcie)?

Podstawą prawną do przetwarzania zdjęcia, jako danej zwykłej jest artykuł 6 punkt 1 litera a), czyli zgoda, czyli dobrowolne, świadome, jednoznaczne okazali woli na przekazanie swoich danych.