Zgłoszenia wewnętrzne o naruszeniu prawa od sygnalistów a procedura zgłoszeń

Od 25 września 2024 roku obowiązuje ustawa o ochronie sygnalistów, która reguluje między innymi zasady przyjmowania zgłoszeń wewnętrznych i zewnętrznych o działaniach niezgodnych z prawem. Informacje te trafiają do organizacji lub bezpośrednio do organów państwowych, czyli na zewnętrz. Wiele podmiotów publicznych i prywatnych, w tym m.in. biura rachunkowe zobowiązane są do wdrożenia wszystkich wymagań ustawy o ochronie sygnalistów. Jednym z takich obowiązków jest wdrożenie tak zwanej Procedury zgłoszeń wewnętrznych.

Czy podmioty, które zwolnione są z konieczności opracowania Procedury nie powinny jednak rozważyć takiej możliwości?

Dlaczego warto aby pomimo braku ustawowego obowiązku Procedura zgłoszeń wewnętrznych od sygnalistów istniała ?

Czytając akty prawne istnieje tendencja do skupiania się na nałożonych przepisami obowiązków. Na przykład:

na podstawie art. 94³ kodeksu pracy “Pracodawca zobowiązany jest przeciwdziałać mobbingowi”;
na podstawie art. 8 pkt 1d “Pracodawca dokonuje przeglądu danych osobowych, osób wnioskujących o ulgowe usługi, świadczenia oraz dopłaty z Funduszu nie rzadziej niż raz w roku kalendarzowym w celu ustalenia niezbędności ich dalszego przechowywania”;
na podstawie art. 8 ustawy o świadczeniu usług drogą elektroniczną “Usługodawca określa regulamin świadczenia usług drogą elektroniczną”.

Sposób działania wydaje się logiczny i rozsądny. Dzieje się tak między innymi z potrzeby uniknięcia niechcianych kar czy innych negatywnych konsekwencji.

Często organizacje działają zero-jedynkowo.

Pojawia się nowy obowiązek to wprowadzają zmianę. Jak nie ma takiej konieczności, to nie interesują się ustawą czy jej konkretnymi przepisami ponieważ temat “ich nie dotyczy”.

W przypadku ustawy o ochronie sygnalistów sprawa nie wygląda tak prosto.

Znając zarówno jej treść, jak i inne przepisy z zakresu ochrony danych osobowych, jak na przykład unijne rozporządzenie o ochronie danych, czyli RODO można dojść do wniosku, że działanie ponad to, co konieczne w szerszym kontekście może okazać się korzystne dla organizacji.

Dlaczego więc warto?

Jeżeli pomimo braku ustawowego obowiązku Procedura zgłoszeń wewnętrznych od sygnalistów została wdrożona to przedsiębiorca, pracodawca czy podmiot publiczny:

1. OTRZYMUJE BEZPOŚREDNI SYGNAŁ

Informacja na temat niepokojących zdarzeń, jakie miały czy mają miejsce wewnątrz organizacji, zostają wewnątrz organizacji. Sygnał trafia bezpośrednio “na biurko” dyrektora czy prezesa, który dbając o dobro firmy i pracowników dowiaduje się pierwszy.

2. MOŻE SZYBKO ZAREAGOWAĆ

Bez względu czy zgłoszenie dotyczy nieprawidłowości w zamówieniach publicznych, ochronie środowiska czy prywatności, bądź ochrony danych osobowych może bez zbędnej zwłoki przyjrzeć się tematowi, zebrać niezbędne informacje i podjąć natychmiastowe działania naprawcze, jeżeli zakres zgłoszenia okaże się prawdziwy. W ten sposób może mieć wszystko pod swoją kontrolą.

3. OGRANICZA ILOŚĆ ZGŁOSZEŃ ZEWNĘTRZNYCH

Na podstawie art. 30 ustawy o ochronie sygnalistów należy pamiętać, że “sygnalista może dokonać zgłoszenia zewnętrznego bez uprzedniego zgłoszenia wewnętrznego”. Zgłoszenie takie może więc trafić bezpośrednio do Rzecznika Praw Obywatelskich lub do właściwego organu publicznego (np. Prokuratura, UODO czy PIP).

Wdrażając bezpieczny proces obsługi zgłoszeń wewnętrznych Pracodawca może zmniejszyć prawdopodobieństwo, że informacja o nieprawidłowościach trafi do organów państwowych, tym samym zmniejszając ryzyko ewentualnych kontroli z ich strony.

Podsumowując…

Podmioty prawne, które nie kwalifikują się do obowiązku wdrożenia Procedury zgłoszeń wewnętrznych od sygnalistów warto, aby:

przeanalizowały zarówno wszystkie argumenty “za”, jak i “przeciw” ewentualnemu wdrożeniu procedury przyjmowania zgłoszeń od sygnalistów;
poznały przepisy ustawy o ochronie sygnalistów i RODO, ponieważ oba te akty prawne przenikają się wzajemnie, co należy wziąć pod uwagę w procesie ewentualnych przygotowań;
zaprojektowały bezpieczne rozwiązania dla ochrony wszystkich danych osobowych, jakie mogą pojawić się w zgłoszeniu, dzięki czemu będą działały zgodnie z wymogami ustawowymi;
podjęły najlepszą z decyzji dla swojej organizacji.

Pracodawco, nawet jak nie musisz, to możesz.

A co może Ci pomóc w podjęciu właściwych kroków?